Angaben auf Geschäftsbriefen

Februar 2013

1. Geschäftsbriefe
Zu den „Geschäftsbriefen“ zählen alle von einem Unternehmen ausgehenden schriftlichen Mitteilungen, die die geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. So sind mit Geschäftsbriefen nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch gemeint. Entscheidend ist, dass der Empfänger die Mitteilung entweder im Original oder in einer Abschrift erhält.

Diese Pflicht gilt für die im Handelsregister eingetragenen Unternehmen für alle Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form“. Auch E-Mails, Faxe bzw. Postkarten oder andere Schreiben von im Handelsregister eingetragenen Unternehmen, die Geschäftsbriefe ersetzen, wie z.B. Auftragsbestätigungen, Angebote etc. müssen daher Angaben über die Rechtsform und den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, enthalten.

E-Mails, Faxe, etc., die nicht Geschäftsbriefe ersetzen, wie z.B. bloße interne Kommunikation, unterliegen jedoch nicht der „Fußleistenpflicht.“

Geschäftsbriefe sind daher z.B.:

• per Telefax, Telebrief, E-Mail oder SMS übermittelte Schreiben
• Postkarten
• Geschäftsrundschreiben
• gleichförmige Kaufangebote
• Preislisten
• formularmäßige Mitteilungen oder Erklärungen (z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen)
• Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z.B. Kündigung)
• Bestellscheine

Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen z.B.:

• Telegramme
• schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter
• Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis (z.B. Werbeschriften, Postwurf-Sendungen, Zeitschriftenanzeigen)
• Mitteilungen und Berichte, die sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.

In Zweifelsfällen ist es ratsam, die Mitteilung (so insbesondere bei Kurzbriefen) mit den notwendigen Angaben zu versehen, um Haftungsprobleme zu vermeiden. Wer auf Geschäftsbriefen nicht die erforderlichen Angaben macht, ist hierzu vom Registergericht durch Festsetzung eines Zwangsgeldes von bis zu 5.000 € anzuhalten. Außerdem drohen unter bestimmten Voraussetzungen wettbewerbsrechtliche Abmahnungen.

2.  Vorgeschriebene Angaben
Ø  Nichtkaufleute

Nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende gelten als Nichtkaufleute. Sie sind zwar nicht generell verpflichtet, auf Geschäftsbriefen ihren Namen und ihre Anschrift anzugeben. Allerdings ergibt sich eine Pflicht zur Angaben von Name, Vorname und einer ladungsfähigen Anschrift in vielen Fällen aus speziellen gesetzlichen Regelungen wie z.B. dem Gesetz gegen den Unlauteren Wettbewerb. Daher sollten bei Geschäftsbriefen auch bei Nichtkaufleuten immer folgende Angaben gemacht werden:

-      Name sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname,

-      ladungsfähige Anschrift (nicht Postfach).

Bei mehreren Gesellschaftern einer Gesellschaft Bürgerlichen Rechts (sog. BGB-Gesellschaft oder GbR) müssen diese Angaben für alle Gesellschafter erfolgen.

Soweit Dienstleistungen erbracht werden, können die erweiterten Pflichten der Dienstleistungsinformationspflichtenverordnung anwendbar sein (vgl. dazu unser diesbezügliches Merkblatt unter der Dokumentennummer 71928).

Ø  Kaufleute

Für Kaufleute sind die Regelungen zu den erforderlichen Angaben auf Geschäftsbriefen aus Gründen der Sicherheit des Geschäftsverkehrs vereinheitlicht. Danach sind für alle Kaufleute folgende Angaben zwingend vorgeschrieben:

-      die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut

-      die Rechtsform der Gesellschaft (OHG, KG, GmbH, AG) bzw. den die Kaufmannseigenschaft kennzeichnenden Zusatz eingetragener Kaufmann, eingetragene Kauffrau oder eine Abkürzung wie e.K., e.Kfm., e.Kfr.

-      der Sitz der Gesellschaft

-      das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer.

a)    zusätzlich bei der Rechtsform GmbH

-      alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

-      sofern ein Aufsichtsrat (Beirat) gebildet und ein Vorsitzender bestellt wurde, dessen Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

-      befindet sich die GmbH in Liquidation, treten die Liquidatoren an die Stelle der Geschäftsführer, was ebenfalls auf dem Geschäftsbrief anzugeben ist.

b)  zusätzlich bei Personenhandelsgesellschaften (OHG und KG), bei denen kein Gesellschafter eine natürliche Person ist

-      ein Hinweis auf die Haftungsbeschränkung (GmbH & Co. oHG, GmbH & Co. KG)

-      für die persönlich haftenden Gesellschafter die Firmen der Gesellschafter sowie

o    die Rechtsform

o    der Sitz

o    das Registergericht des Sitzes und die Handelsregisternummer

o    den oder alle Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

o    sofern ein Aufsichtsrat gebildet und ein Vorsitzender bestellt ist, Familienname und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden.

c)  zusätzlich bei der Rechtsform AG

-      alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und einem ausgeschriebenen Vornamen

-      der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu benennen

-      den Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

-      befindet sich die AG in Liquidation, gilt das oben zur GmbH Gesagte entsprechend.

3. Angabe für eine ordnungsgemäße Rechnungslegung i.S.d. Umsatzsteuergesetzes
Welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss ergibt sich aus § 14, § 14 a Umsatzsteuergesetz (UStG). Danach muss eine Rechnung, die über 150 € Gesamtbetrag (sog. Kleinbetragsrechnung) lautet und für einen Vorsteuerabzug verwendet werden soll, folgende Angaben enthalten:

• vollständiger Name und vollständige Adresse des leistenden Unternehmers
• vollständiger Name und vollständige Adresse des Leistungsempfängers
• Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Entgeltvereinnahmung, sofern der Zeitpunkt feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht
• nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Entgeltsminderungen, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt sind anzuwendender Steuersatz sowie Steuerbetrag oder Hinweis auf etwaige Steuerbefreiungen
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer zur Identifizierung der Rechnung.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat zur Rechnungsstellung ein Schreiben vom 29.01.2004 veröffentlicht (IV B 7- S 7280-19/04).