Elektronisches Handels- und Unternehmensregister

April 2013

Das Handelsregister ist im Internetzeitalter angekommen. Konsequenz sind schnellere und einfachere Eintragungsverfahren, aber auch eine erhöhte Transparenz von Unternehmensdaten. So werden zukünftig Jahres- und Konzernabschlüsse im Internet veröffentlicht und Verstöße gegen die Offenlegungspflichten von Amts wegen sanktioniert. Fragen und Antworten zu dem am 1. Januar 2007 in Kraft getretenen Gesetz über das elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) sollen helfen, sich auf die Neuerungen einzustellen.

1. Pflichten der Unternehmen
Seit Ende 2009 müssen beim Handelsregister alle Unterlagen zwingend in elektronischer Form eingereicht werden. Bei Unternehmensgründungen übernimmt dies in der Regel der Notar. Durch die elektronische Einreichung ist eine Firmengründung innerhalb weniger Stunden möglich und vermeidet dadurch lange Zwischenzeiten zwischen Einreichung und Eintragung in das Register. Laufende Mitteilungen, wie z.B. Änderungen in der GmbH-Gesellschafterliste, Satzungsänderungen oder Hauptversammlungsbeschlüsse bei der Aktiengesellschaft (Niederschrift) können jedoch direkt vom Unternehmen an das Handelsregister übermittelt werden.

2. Technischen Voraussetzungen
Um einen sicheren Datentransfer zu gewährleisten, werden Dokumente über das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach” (EGVP) beim Handelsregister eingereicht. Dafür muss eine EGVP-Client-Software und eine Java Runtime Environment-Software auf einem Rechner des Unternehmens installiert werden. Die Software kann kostenlos im Internet herunter geladen werden: www.egvp.de. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist für die Übermittlung nicht erforderlich. Wenn die Einreichung eines notariell beurkundeten oder öffentlich beglaubigten Dokuments vorgeschrieben ist, so ist das Dokument jedoch mit einem einfachen elektronischen Zeugnis des Notars zu versehen.

3. Jahres- und Konzernabschlüsse
Die Pflicht zur Offenlegung von Jahres- und Konzernabschlüssen besteht für Kapitalgesellschaften und bestimmte Kapitalgesellschaften „und Co” fort. Außerdem sind die Dokumente der Rechnungslegung nicht wie bisher beim Handelsregister, sondern beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers abzugeben. Unternehmen können die Unterlagen der Rechnungslegung in Word, Excel- oder XML- oder pdf-Format übermitteln. Weitere Einzelheiten sind unter „www.bundesanzeiger.de” niedergelegt.

4. Sanktionierung der Verletzungen der Offenlegungspflichten
Die Verfolgung von Verstößen gegen die Offenlegungspflicht von Amts wegen ist die einschneidendste Änderung des Gesetzes. Bislang wurden Verstöße gegen die Offenlegungspflicht nur auf Antrag sanktioniert. Um die EU-Vorgaben zu erfüllen, wird im Fall der Nicht-Veröffentlichung der Jahres- und Konzernabschlüsse von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren eingeleitet. Die Zahlung eines Ordnungsgeldes von bis zu 25.000 € kann jedoch anders als beim ursprünglich von der Bundesregierung geplanten Bußgeldverfahren durch fristgemäße Nachreichung der Jahres- und Konzernabschlüsse abgewendet werden. Dafür bestehen sechs Wochen Zeit vom Zugang der Ordnungsgeldandrohung an. Die Verfahrenskosten in Höhe von ca. 50 € sind von dem Unternehmen jedoch in jedem Fall, d.h. wenn die Androhung zu Recht erfolgte, zu tragen. Jeglicher Verstoß wird aufgrund der elektronischen Prüfmöglichkeiten in Zukunft erfasst und verfolgt.

Sollten Unternehmen ein ausgeprägtes Interesse an der Nichtveröffentlichung haben, können neben der Ausnutzung von Offenlegungserleichterungen (§§ 326, 327 HGB) nur gesellschaftsrechtliche Umstrukturierungsmaßnahmen, soweit sie unter anderen rechtlichen Gesichtspunkten möglich und sinnvoll sind, zum Erfolg führen. Der Wechsel in eine Kapitalgesellschaft & Co., wie z.B. eine GmbH & Co. KG, nebst Aufnahme einer natürlichen Person als persönlich haftendem Gesellschafter ist hier eine Möglichkeit.

5. Zukünftige Bekanntmachung von Unternehmensdaten
Auf der Internetseite „www.unternehmensregister.de” werden seit Januar 2007 sämtliche veröffentlichungspflichtigen Unternehmensdaten publiziert. Darüber hinaus können die veröffentlichungspflichtigen Dokumente der Rechnungslegung auch im Bundesanzeiger kostenlos eingesehen werden. Über „www.handelsregister.de” können zudem die Handelsregisterdaten direkt abgerufen werden. Nur letztere Internetseite genießt öffentlichen Glauben im Sinne des § 15 HGB. Die Veröffentlichung kostet pauschal lediglich 1 €. Damit entfällt die früher erfolgte, oft kostenintensive Veröffentlichung der Pflichtangaben in der Tageszeitung oder anderen Medien, außer eine solche ist in der Satzung der Gesellschaft vorgesehen.

6. Erleichterungen des elektronischen Handelsregisters
Durch die in vielen Bundesländern bereits seit mehreren Jahren praktizierte Nutzung des elektronischen Handelsregisters haben sich die Eintragungsverfahren schon jetzt erheblich vereinfacht. In unkomplizierten Fällen können die Handelsregistereintragungen innerhalb von ein bis drei Tagen erfolgen. Zur zusätzlichen Beschleunigung des Verfahrens können Notare zukünftig die persönliche Haftung für die Kostenschuld des anmeldenden Unternehmens erklären. Dies bietet den Registergerichten eine weitere Möglichkeit, auf einen Kostenvorschuss zu verzichten.

Bei Fragen der Namensgebung im Rahmen der Existenzgründung bietet die IHK zudem für Unternehmen und Notare den Service einer firmenrechtlichen Vorabstellungnahme an, die dann zur Vereinfachung der Arbeit des Registergerichts mit der Handelsregisteranmeldung eingereicht werden kann.

Das EHUG führt auch Erleichterungen bei den Vorbereitungen von Hauptversammlungen von nicht-börsennotierten Aktiengesellschaften ein. So entfällt zukünftig die Pflicht zur Auslage von Jahresabschluss, Lagebericht und anderer Materialien, wenn diese auf der Internetseite der Aktiengesellschaft bekannt gemacht worden sind.