Vorsicht Rechnung??

Mai 2013

Nach der Eintragung einer Firma im Handelsregister, einer Nennung in den „Gelben Seiten” oder der Einrichtung einer Homepage im Internet erhalten viele Unternehmen „Rechnungen” oder „Offerten” für Eintragungen in Registern oder Datenbanken.
Diese Formulare sind oft so gestaltet, dass sie auf den ersten Blick wie amtliche Rechnungen, z.B. des Amtsgerichts für die Eintragung im Handelsregister, oder amtliche Vordrucke wirken. Oft werden auch Vordrucke verwendet, die Ähnlichkeit mit Rechnungen für einen Eintrag in den Telefonbüchern der deutschen Telekom haben. In letzter Zeit häufen sich auch Formulare für die Registrierung einer Homepage im Internet oder solche, die bei oberflächlicher Betrachtung von Institutionen der europäischen Union zu stammen scheinen.
In den meisten Fällen lauten die Rechnungen über mehrere hundert -, teilweise sogar über tausend Euro.

Eine weitere beliebte Methode ist es, Angebote oder Rechnungen für Anzeigenaufträge zu versenden. Dies betrifft vor allem Firmen, die in der Vergangenheit Anzeigen in Volkshochschulverzeichnissen, örtlichen Anzeigenblättern oder auf Stadtplänen geschaltet hatten. Bei näherem Hinsehen ist dann ggf. ersichtlich, dass es sich um einen anderen Vertragspartner handelt.

Rechtlich gesehen handelt es sich häufig nicht um Rechnungen, weil der Empfänger mit dem Absender niemals einen Vertrag über die Erbringung einer Leistung geschlossen hat. Daher werden im Kleingedruckten meist Begriffe wie „Offerte”, „Leistungsofferte” o.ä. verwandt, das Wort „Angebot” dagegen eher vermieden.

Der Empfänger einer scheinbaren Rechnung ist zu keiner Zahlung verpflichtet. Wurde trotzdem aus Versehen bereits Geld überwiesen, hat man einen Anspruch auf Erstattung, da die Zahlung ohne Rechtsgrund erfolgte. Eine andere Frage ist es allerdings, ob der Urheber tatsächlich habhaft gemacht werden kann, da sich viele dieser Versender hinter Briefkastenfirmen oder ausländischen Adressen verbergen.

Vorsorgemaßnahmen 

• Genaue Prüfung der Rechnung, die im Zusammenhang mit
  - einer Eintragung in das Handelsregister
  - einer Eintragung im Telefonbuch oder den Gelben Seiten
  - einem Anzeigenauftrag zur Errichtung einer Homepage im Internet
  - der Anmeldung einer Marke oder eines Patentes
  bei Ihnen eingehen.
• Lassen Sie sich von der amtlichen Aufmachung einer Rechnung, hochtrabenden Bezeichnungen (z.B. „Gewerbezentralregister", „Zentrale Registrierungsstelle” usw.) und amtlichen Symbolen (Europaflagge, Bundesadler usw.) nicht täuschen.
• Bezahlen Sie nur solche Rechnungen, bei denen Ihnen sicher bekannt ist, dass der Rechnungssteller tatsächlich von Ihnen Geld zu bekommen hat.
• Seien Sie vorsichtig, Anzeigen- oder andere Aufträge bei Vertretern abzuschließen, die unangekündigt bei Ihnen im Betrieb auftauchen oder sich auf ein angebliches Gespräch mit einem Mitarbeiter berufen, an dessen Namen  sie sich nicht mehr erinnern können.
• Lassen Sie sich bei zweifelhaften Rechnungen nicht durch Mahnungen oder Androhung von Inkassomaßnahmen unter Druck setzen. Reagieren Sie auf solche Schreiben mit einem deutlichen Brief, mit dem Sie die Einschaltung eines Rechtsanwaltes ankündigen.
• Wenn Sie Zweifel über die Identität des Rechnungsstellers oder die Berechtigung der Forderung haben, rufen Sie Ihre IHK an.
• Weisen Sie Mitarbeiter, die Rechnungen entgegennehmen, zur Zahlung anweisen oder in sonstiger Weise bearbeiten an, ebenfalls diese Grundsätze zu beachten. Am besten, Sie legen dieses Merkblatt für Ihre Mitarbeiter aus, damit sich jeder von Zeit zu Zeit die Verhaltensregeln in das Gedächtnis rufen kann.
• Viele unseriöse Vertreter versuchen, Sie unter Druck zu setzen. Oft werden Aufträge unterschrieben, nur um einen lästigen Vertreter loszuwerden. Unterschreiben Sie nichts, wenn Sie nicht in Ruhe das Kleingedruckte prüfen können. Oft verbergen sich darin höhere Preise oder jahrelange Laufzeiten, mit denen Sie nicht rechnen und auf die Sie auch nicht aufmerksam gemacht werden.